Digitalisierung – Welche Prozesse lassen sich einfach digitalisieren?





Der Hype geht auch 2017 weiter. Digitalisierung und Industrie 4.0 sind weiter in aller Munde, in allen Zeitungen, in allen Medien. Der Hype ist zu Ende es folgt der Megatrend, möchte man meinen. Ob es so ist weiss ich nicht, aber ich muss mich mit dem Thema auseinandersetzen. Nachdem ich in einem mittelständischen Unternehmen eine Standortbestimmung der „Digitalisierung“ gemacht habe, und wir wissen, wo es Mängel gibt stellt sich die Frage, wo starten wir jetzt mit der ersten Implementierung digitaler Prozesse. Wir brauchen eine Roadmap. Nun ich versuche es mal so, dass ich mir die Prozesslandschaft anschaue und bewerte, welcher Prozess sich am einfachsten digitalisieren lässt, schnell Erfolg zeigt,  die Akzeptanz der Mitarbeiter fördert und damit Angst vor Veränderung nimmt. Ich suche als nach einem „Quick Hit“! Einem  Prozess der schnell zeigt, dass Digitalisierung zu Vereinfachung für alle und zum erhalt des Unternehmenserfolger führt bzw. ihn weiter ausbaut. Damit weckt man Interesse und schafft Motivation bei den Mitarbeitern weitere Prozesse anzugehen. Also habe ich mir als erstes einmal 10 Behauptungen überlegt. Ich definiere damit die Eigenschaften, die ein Prozess haben sollte, damit er für einen Quick Hit geeignet ist und gebe jeder einzelnen Eigenschaft einen Bewertung der Wichtigkeit:

  • 1 … sehr wichtig
  • 5 … wichtig
  • 10 … weniger Wichtig

Danach erfolgt die Erstellung einer Liste aller in Frage kommenden Prozesse im Unternehmen, die digitalisiert werden könnten. Und Abschließend erfolgt die Bewertung,  inwieweit für jeden einzelnen Prozess die Eigenschaften 1-10 zutreffen:

  • 1 … stimmt
  • 3 … stimmt teilweise
  • 5 … stimmt nicht

Der Wert der „Eigenschaft“ der Fragen wird mit der „Wichtigkeit“ der Frage multipliziert und anschließend  werden die Ergebnisse summiert. Der Prozess der den geringsten Summenwert aufweist, ist derjenige der sich für den Start der Digitalisierung, für den „Quick Hit“, am besten eignet.  Weiter unten seht ihr ein Beispiel für mein mittelständisches Unternehmen in Linz.




  • Eigenschaft 1: Der Prozess ist einfach, geradlinig mit wenig Verzweigungen: Einfache Prozesse lassen sich einfacher automatisieren / digitalisieren. Verzweigungen führen oft auch zu Ausnahmeregelungen oder Teile werden im ersten Schritt nicht mit berücksichtigt. Es steigt der Digitalisierungsaufwand enorm, wenn viele Prozessverzweigungen vorliegen.
  • Eigenschaft 2: Der Prozess greift nicht direkt in den Wertschöpfungsprozess ein: Es ist gut im ersten Schritt einen Prozess zu wählen der nicht direkt in die Wertschöpfungskette eingreift. Weil man damit Stress für die Vorbereitung und Umsetzung herausnimmt. Klappt die Einführung nicht oder werden die Prozessziele nicht erreicht, ist das bei Wertschöpfungsprozessen immer kritischer als bei Begleitprozessen.
  • Eigenschaft 3: Der Prozess zeigt bei Veränderungen schnell messbare Wirkungen: Schnelles Erkennen des Erfolgs oder Misserfolgs ist ganz wichtig. Für einen „Quick Hit“ ist es das ganz besonders wichtig, dass die Verbesserung nicht nur subjektiv empfunden wird, sondern man dies auch durch Daten untermauern kann. Dazu gehört auch, dass die Prozesskennzahlen, wie unter Eigenschaft 9 abgefragt, gut gewählt sind.
  • Eigenschaft 4: Der Prozess kann relativ einfach abgeändert werden: Ist ein Prozess komplett starr, dann ist auch er schwer zu ändern. Wenn man einen Prozess aber digitalisiert, dann sind gewisse Korrekturen im Ablauf notwendig.
  • Eigenschaft 5: Der Prozess von vielen Mitarbeitern im Unternehmen verwendet: Wenn viele im Unternehmen in einem Prozess arbeiten, erkennt man schnell, ob der geänderte digitalisierte Prozess angenommen wird und zur Kultur und Arbeitsweise passt. Ich gebe zu, dass dies ein zweischneidiges Schwert ist. Ich bin der Meinung bei Veränderungen möglichst viele einzubinden, andere bevorzugen Insellösungen, um die Anpassungen und Veränderungen einmal anzutesten. Es ist Ansichtssache.
  • Eigenschaft 6: Der Prozess hat keinen bezug zu externen Unternehmenskontakten: Wenn man extern Unternehmensbereich mit einbinden muss, steigen die Schwierigkeiten exponentiell. Der erste Quick Hit ist sicher schneller erreichbar, wenn man alles selbst in der Hand hat.
  • Eigenschaft 7: Der Prozess braucht wenig bis keine Investitionen: Das macht die Argumentation für die Vorgesetzten und Entscheider einfacher
  • Eigenschaft 8: Der Prozess hat geringen Schulungsbedarf: Auch hier ist die Argumentation für die Vorgesetzten einfacher und man kann auch schneller mit der Umsetzung und der Anwendung beginnen. Jedes mehr an notwendigem Wissen für die Verwendung erhöht auch die Gefahr der Nichtakzeptanz
  • Eigenschaft 9: Der Prozess hat gut messbare Prozesskennzahlen: Siehe dazu die Erklärung zu Eigenschaft 3
  • Eigenschaft 10: Der Prozess besteht schon im Unternehmen: Es ist immer leicht einen Prozess zu ändern, als völlig auf er grünen Wiese zu starten. Für die Mitarbeiter ist hier schon klar, dass man die Arbeitsschritte braucht. Die Prozessziele sind meist auch bekannt.

Beispiel: Bei einem mittelständischen Unternehmen in Linz wurde eine Prozessbewertung erarbeitet.

Das Unternehmen hat 80 Mitarbeiter betreibt eine eigene Forschung, Entwicklung und Produktion. Der Digitalisierungsgrad ist nicht hoch, liegt eher für ein Hochtechnologie- Unternehmen wie dieses, noch zurück. Im letzten Jahr wurde aber reagiert. Man treibt die Themen voran, hat sogar eine eigene Position geschaffen, der sich um den Aufbau der digitalen Organisation annimmt. Hier wurde auf Basis der Auswertung mit der Digitalisierung des KVP-Prozesses gestartet. Der Wert zeigt den absolut geringsten Summenwert.



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