Projekt 4.0 – Schätzen von Aufwänden in Projekten!




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Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt. Eine der wesentlichen Prognosen oder Erwartungen dieses neuen Zeitalters der Arbeit ist, sich ständig mit Neuem beschäftigen zu müssen, sich ständig neues Wissen aneignen zu müssen, ständig neue Methoden anzuwenden. Einfache Arbeiten werden digitalisiert und von Maschinen, Robotern und Computern erledigt, wir Menschen kümmern uns um die schwierigen Dinge, um die, die (noch) nicht automatisierbar sind. So wird es uns zumindest vermittelt und ich denke so müssen wir es auch erwarten. Manche meinen, dass  unser fachspezifisches Wissen sich im Laufe unseres Arbeitslebens bis zu 6mal austauscht. Man kann auch sagen, wir machen im Laufe unseres Lebens bis zu 6 unterschiedliche Jobs. Lernen braucht aber Zeit, man kann nicht genau sagen, wie schnell man etwas Neues erlernen kann. In welchem Zeitraum man soweit ist, das Neue auch praktisch anwenden zu können. Das schafft ein Problem, welches ja auch schon heute eine gravierendes im Geschäftsleben, besonders im Projektmanagement, ist.

Das (Unter-) Schätzen von Projektaufwänden!

Machen wir mal einen Blick auf die derzeitige Situation

Menschen können unheimlich schlecht schätzen. Wir verschätzen uns immer. Denken sie nur daran, wie Sie kurz einkaufen gehen und schätzen es wird eine halbe Stunde dauern. Nach eineinhalb Stunden sind Sie noch nicht fertig. Nehmen Sie sich vor Ihren Keller aufzuräumen. Sie denken, da reicht ein Vormittag und am Abend des ersten Tages haben Sie erst die Hälfte geschafft. Gleiches gilt auch für das Abschätzen von Aufwänden in technischen Projekten. Das Schätzen von Aufwänden lernt man nicht. Kaum eine Schule der Welt unterrichtet das Fach  „Schätzen von Arbeitsaufwänden“! „Fachmänner wissen was Sie zu tun haben und müssen daher auch wissen, wie lange Sie dafür brauchen“. Das ist leider ein absoluter Irrglaube!

Ein Fachmann ist beispielsweise auch ein Wasserinstallateur. Er weiß, wie lange er für den Einbau einer Wasserarmatur braucht. Das sollte in einer Viertelstunde leicht erledigt sein. Er beginnt und stellt fest, obwohl er vorher die Einbausituation besichtigt hat,  dass die Rohre zu lang sind, er muss diese ablängen und dann erst die Armatur einbauen. In Summe hat er eine halbe Stunde gebraucht. Für diese einfache Aufgabe hat er seine (vorher geschätzte) Planzeit um 100%! überschritten. Hier empfinden wir das aber nicht als Problem. Ist ja nur eine Viertel Stunde mehr. Denken wir nun an die Entwicklung eines elektronischen Gerätes. Ein Projekt, das ein Jahr dauert mit einer Unmenge an einzelnen Aufgaben und legen diesem Projekt die Schätzgenauigkeit des Installateurs zu Grunde. Da werden aus einem Jahr 2 Jahre!  Wie genau kann man denn den Aufwand für so ein Projekt überhaupt schätzen? Manchmal habe ich selbst das Gefühl, dass man bei solchen Projektabschätzungen eine höhere Genauigkeit mit dem „Lesen“ des morgendlichen Kaffeesatzes erreicht, als sich stundenlang hinzusetzen, um die einzelnen Aufgaben zu reihen, zu gliedern, zu bewerten und abzuschätzen.

Das ist ein echtes Dilemma. Sie können keine hohe Genauigkeit erwarten. Das ist bei langen Laufzeiten von Projekten nicht möglich! Die Unsicherheiten und Risiken sind viel zu viele. (unvorhersehbare technische Problem, Mitarbeiterwechsel, unzuverlässige externe Partner, das Wissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter, usw). Das ist der Stand heute!

     

1.) Schätzen wird Methode

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Die Digitalisierung kann uns helfen mit neuen Methoden der Datenerfassung und Auswertung die Aufwände im Projekt besser zu messen.  Wir könnten also mit den erhobenen Daten und deren Auswertung unsere Schätzmethoden erheblich verbessern und standardisieren. Dies gilt aber nur solange nachfolgende Projekte im wesentlichen den gleichen Arbeitsinhalt der vorhergehenden haben. Beispielsweise ist die Entwicklung einer elektronischen Baugruppe  im Ablauf und damit in der Aufgabenstellung immer ähnlich:

  • Anforderung erheben
  • Schaltung berechnen/designen
  • Bauteile auswählen
  • Leiterplatte routen
  • Prototyp bestellen und testen
  • Serienüberleitung

Wenn für diese Arbeitspakete der Aufwand gemessen wird und man  noch Größenmasse ableitet, kann man eine gute Schätzmethode für zukünftige Abschätzungen von Projekten mit dem Arbeitsinhalt „Entwicklung einer elektronischen Baugruppe“ aufbauen.

2.) oder Schätzen wird „unmöglich“

Die Aufgaben werden im Projektgeschäft aber erheblich komplexer und sind auch ständig im Fluss sein.  Was heute als der richtige Weg erscheint, kann in einem halben Jahr der falsche sein. Neue Technologien und Produkte der Digitalisierung verändern ständig die Schätzgrößen. Die Mitarbeiter haben heute noch das notwendige Fachwissen und könnten in einem Jahr schon nicht mehr Spezialisten sein. Man denke nur an die Methoden der additiven Fertigung zum Beispiel bei Kunststoffteilen. War eigentlich seit Jahrzehnten der Spritzguss eines der wichtigsten Herstellungsverfahren, ändert sich das jetzt schlagartig. 3D-Druck, Laserschneidmaschinen usw. gewinnen rapide an Marktanteil. Die Materialien werden andere. Das braucht viel neues Wissen von der Konstruktion bis zur Produktion.

Dazu kommt, dass sich Projekt kaum mehr gleichen. Auch Projekte werden vollkommen individuell. Heute geht es für die Projektmanager in Unternehmen, um die Einführung eines neuen Webshops und morgen um den Aufbau eine neuen Produktionslinie. Die nächste Produktionslinie  sieht wieder ganz anders aus usw. Zusätzlich greifen die Fachbereiche ineinander. Man muss immer Mehr an Wissen der Produktion schon bei der Konstruktion des Produktes wissen. Externes Wissen braucht man ständig, weil es im Unternehmen nicht vorhanden ist und die in dem einen Projekt gewonnenen Wissenspartner können im nächsten wieder nicht mehr weiter helfen.

Und zuletzt setzen sich in Entwicklungsprojekten als auch Marketingprojekten immer mehr die „Trial and Error“ – Methoden für Produkt und Markteinführungen durch. Das heißt ein Produkt eine Dienstleistung oder eine Vermarktungsmethode ist nicht 100%ig fertig,  wird aber einmal im Markt angetestet, die Erfahrungen erhoben und das Produkte weiter angepasst, erweitert, verbessert usw. Solche Methoden machen es sehr schwer den endgültigen Aufwand abzuschätzen. Da stellt sich ja schon die Frage, wann ein Projekt überhaupt endet. Ist das Projekt fertig, nach dem ersten Trial oder nach dem Dritten?

In einem solchen Umfeld sind Schätzmethoden kaum mehr anwendbar geschweige denn, dass sie zuverlässige Daten liefern.

Fazit

Aus der heutigen Perspektive auf die Messung des Projekterfolges ist ein betriebswirtschaftlicher Albtraum im Laufen. Die Fragen: Warum haben wir den Termin (nicht) geschafft? Warum liegen unsere Istzeiten und Sollzeiten soweit auseinander? Welche Risikoaufschläge machen wir bei der Schätzung? usw. werden nicht weniger werden, sondern mehr und oft werden die Fragen nicht mehr mit gutem Gewissen beantwortbar sein. Man wird als Projektmanager ein dickes Winterfell haben müssen, wenn sich dieses Bewusstsein der Schwierigkeiten in Schätzprozessen bei den Betriebswirtschaftlern nicht manifestieren lässt. Es wird eine dauernde Beobachtung brauchen, ständiges Korrigieren der Projektpläne und Aufgaben und ein ständiges Rechtfertigen der gemachten Entscheidungen erfordern.

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Sor wird uns letztlich nur übrig bleiben uns im Projektmanagement neue Denkweisen zu suchen. Wir müssen uns überlegen, wie wir Zukunft den Projekterfolg messen, und da wird das ausschließliche Festhalten an Zeit/Aufwand/Kosten nicht ausreichen.

  • Vielleicht bleiben wir bei dem Weg, das gesamte Projekt in möglichst viele kleine Teile (Aufgaben) zu zerlegen und diese abzuschätzen bzw. abschätzen zu lassen. Wohl wissend, dass die Unsicherheiten und Abweichungen massiv zunehmen.
  • Vielleicht drehen wir es um, wie beispielsweise es in der Softwareentwicklung schon teilweise passiert: Man nennt es SCRUM-Prozess. Dort gibt man einen Termin vor, hat einen Pool von Anforderungen, entscheidet was umgesetzt wird und los. Zu dem Termin wird das veröffentlich, was fertig ist. Was nicht fertig ist, kommt zu nächsten SCRUM-Runde usw.
  • Vielleicht müssen wir ganz neu denken und die Arbeit von dem Zwang der Zeit lösen! Der Projekterfolg hängt nicht an der Zeit und dem Aufwand der Mitarbeiter, sondern am im Projekt erworbenen Wissen und am Nutzen für das Unternehmen, für die Kunden und der Gesellschaft!

Letztlich wird es nicht den einen goldenen Weg geben. Es muss sich diesem Thema jedes einzelne Unternehmen widmen und für sich selbst seinen richtigen Weg finden.


Autor

Manfred Brunner – Ingenieur, Digitalisierer, Projektmanager, Querdenker, Technischer Redakteur, Sachverständiger, Heimwerker, Musiker, Familienvater, Mühlviertler – manfred.brunner@electronic-consulting.at


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